बिहार के प्राथमिक, मध्य, माध्यमिक और उच्च माध्यमिक विद्यालयों में प्रत्येक महीने की 20 से 25 तारीख के बीच सबसे महत्वपूर्ण प्रशासनिक कार्य अनुपस्थिति विवरणी (Absentee Statement) तैयार करना होता है। चाहे आप BPSC TRE (1.0, 2.0, 3.0 अथवा आगामी 4.0) के तहत नियुक्त विद्यालय अध्यापक हों, सक्षमता परीक्षा उत्तीर्ण विशिष्ट शिक्षक हों, या पंचायती राज संस्थाओं के नियोजित शिक्षक—हर माह ससमय वेतन भुगतान के लिए सही प्रपत्र में Bihar Teacher Absentee Format भरकर प्रखंड शिक्षा पदाधिकारी (BEO) एवं जिला कार्यक्रम पदाधिकारी (DPO Establishment) कार्यालय को भेजना अनिवार्य है।
विगत कुछ समय में शिक्षा विभाग, बिहार सरकार द्वारा वेतन भुगतान की पूरी प्रक्रिया को डिजिटल, पारदर्शी और समयबद्ध बनाया गया है। अब केवल सादे कागज या पुराने ढर्रे पर बनी सूची स्वीकार नहीं की जाती, बल्कि ई-शिक्षाकोष (e-Shikshakosh) पर दर्ज बायोमेट्रिक/मोबाइल उपस्थिति और भौतिक उपस्थिति पंजी (Physical Attendance Register) के शत-प्रतिशत मिलान के बाद ही वेतन विपत्र (Pay Bill) स्वीकृत होता है। छोटी सी लिपिकीय त्रुटि, गलत PRAN नंबर या अवकाश के गलत अंकन के कारण पूरे विद्यालय के शिक्षकों का वेतन लटक जाता है।
इस व्यावहारिक समस्या के स्थायी समाधान के लिए biharteacher.com पर एक विशेष ऑनलाइन टूल और डिजिटल प्रारूप उपलब्ध कराया गया है। इस विस्तृत गाइड में हम समझेंगे कि अनुपस्थिति विवरणी क्या है, विभिन्न संवर्गों के लिए नियम क्या हैं, छुट्टियों का अंकन कैसे किया जाता है और बिना किसी गलती के आधिकारिक पीडीएफ कैसे जनरेट किया जाता है।
🔗 ऑनलाइन प्रारूप एवं टूल का सीधा लिंक: Bihar Teacher Absentee Format
सरकारी प्रशासनिक व्यवस्था में अनुपस्थिति विवरणी वह आधिकारिक प्रमाणपत्र (Certificate) है, जो विद्यालय के प्रधानाध्यापक या प्रभारी प्रधानाध्यापक द्वारा सक्षम प्राधिकारी को समर्पित किया जाता है। यह प्रमाणित करता है कि अमुक माह में संबंधित शिक्षक ने कितने दिन विद्यालय में शिक्षण कार्य किया और कितने दिन वे स्वीकृत अथवा अनधिकृत अवकाश पर रहे।
जब तक विद्यालय से विहित प्रपत्र में अनुपस्थिति विवरणी प्रखंड संसाधन केंद्र (BRC) के माध्यम से जिला स्थापना शाखा तक नहीं पहुंचती, तब तक ट्रेजरी (कोषागार) से पे-बिल पास नहीं हो सकता।
अनुपस्थिति विवरणी समय पर और सही न जाने के मुख्य नुकसान:
बिहार के सरकारी स्कूलों में वर्तमान समय में बहु-संवर्गीय व्यवस्था लागू है। इसलिए अनुपस्थिति विवरणी भरते समय शिक्षक संवर्ग (Cadre) का सही चुनाव सबसे पहली प्राथमिकता होती है:
| शिक्षक की श्रेणी | पदनाम | वेतन का आधार / पेंशन प्रणाली | अनिवार्य पहचान संख्या |
|---|---|---|---|
| BPSC विद्यालय अध्यापक | TRE 1.0, 2.0, 3.0, 4.0 (कक्षा 1-5, 6-8, 9-10, 11-12) | 7वां केंद्रीय वेतनमान (Pay Matrix) + NPS | स्थायी सेवानिवृत्ति खाता संख्या (PRAN) |
| विशिष्ट शिक्षक (Exclusive Teacher) | सक्षमता परीक्षा उत्तीर्ण पूर्व नियोजित शिक्षक | संशोधित राज्य वेतन संरचना + NPS/EPF | PRAN / पूर्व UAN संख्या |
| नियोजित शिक्षक | पंचायत / प्रखंड / नगर प्रारंभिक एवं माध्यमिक शिक्षक | नियत वेतनमान (Grade Pay व्यवस्था) + EPF | सार्वभौमिक खाता संख्या (UAN Number) |
| प्रधान शिक्षक / प्रधानाध्यापक | Head Teacher (Primary) / BPSC Headmaster | संवर्ग विशिष्ट पे-लेवल + NPS | PRAN Number |
शिक्षा विभाग के सामान्य निर्देशानुसार, कई प्रखंडों में BPSC शिक्षकों और विशिष्ट/नियोजित शिक्षकों की अनुपस्थिति विवरणी अलग-अलग पृष्ठों पर मांगी जाती है, जबकि कुछ प्रखंडों में समेकित मास्टर प्रारूप चलता है। Bihar Teacher Absentee Format टूल इन दोनों आवश्यकताओं को पूरा करने की सुविधा देता है।
आधिकारिक विहित प्रपत्र में कई महत्वपूर्ण कॉलम होते हैं। किसी भी कॉलम में अस्पष्टता या ओवरराइटिंग होने पर बीईओ स्तर पर फॉर्म अस्वीकृत कर दिया जाता है।
[ बिहार शिक्षक अनुपस्थिति विवरणी संरचना ] ├── शीर्ष भाग: जिला, प्रखंड, संकुल, विद्यालय नाम, UDISE कोड, माह व वर्ष ├── तालिका भाग (विवरण प्रविष्टि): │ ├── क्र० सं० एवं मास्टर सूची क्रमांक │ ├── शिक्षक का नाम एवं पदनाम │ ├── जन्मतिथि, योगदान तिथि एवं सेवानिवृत्ति तिथि │ ├── PRAN संख्या / UAN संख्या │ ├── बैंक खाता संख्या एवं IFSC कोड │ ├── मूल वेतन (Basic Pay) │ ├── माह के कुल कार्य दिवस │ ├── उपस्थित दिन एवं अनुपस्थित दिन │ └── अवकाश विवरणी एवं अभ्युक्ति (Remarks) └── पाद भाग (प्रमाणीकरण): प्रभारी प्रधानाध्यापक के हस्ताक्षर एवं मुहर
सबसे ऊपर विद्यालय का नाम, 11 अंकों का सटीक U-DISE कोड, प्रखंड, संकुल संसाधन केंद्र (CRC), जिला और संबंधित माह व वर्ष (जैसे: माह—सितंबर, वर्ष—2026) स्पष्ट अक्षरों में दर्ज होना चाहिए।
शिक्षक का वही नाम लिखें जो उनके आधार कार्ड, नियुक्ति पत्र और ई-शिक्षाकोष पोर्टल पर दर्ज है। स्पेलिंग में अंतर होने पर बैंक पोर्टल द्वारा डायरेक्ट बेनिफिट ट्रांसफर (DBT/CFMS) रिजेक्ट हो जाता है।
शिक्षा विभाग के अद्यतन नियमों के अनुसार, अब अनुपस्थिति विवरणी के साथ यह प्रमाणपत्र अनिवार्य रूप से संलग्न होता है कि “इस अनुपस्थिति विवरणी में अंकित शिक्षकों की उपस्थिति का मिलान ई-शिक्षाकोष पोर्टल से कर लिया गया है।”
जमीनी स्तर पर अक्सर कुछ तकनीकी समस्याएं आती हैं, जिनका समाधान विवरणी की अभ्युक्ति (Remarks) में स्पष्ट किया जाना चाहिए:
स्थिति 1: शिक्षक विद्यालय में भौतिक रूप से उपस्थित हैं और e-Shikshakosh पर उपस्थिति सफल है। ➔ अभ्युक्ति: पूर्ण उपस्थिति (संतोषजनक) स्थिति 2: शिक्षक विद्यालय में भौतिक रूप से मौजूद हैं, लेकिन सर्वर/नेटवर्क एरर से e-Shikshakosh पर दर्ज नहीं हुआ। ➔ अभ्युक्ति: "भौतिक रूप से उपस्थित, तकनीकी कारण से पोर्टल पर लंबित (साक्ष्य संधारित)" स्थिति 3: शिक्षक किसी आधिकारिक प्रशिक्षण (SCERT/DIET Training) या प्रतिनियुक्ति (Deputation) पर हैं। ➔ अभ्युक्ति: "डायट प्रशिक्षण में उपस्थित (आदेश ज्ञापांक सहित)" स्थिति 4: शिक्षक बिना पूर्व सूचना के विद्यालय से अनुपस्थित पाए गए। ➔ अभ्युक्ति: "अनधिकृत अनुपस्थिति — वेतन कटौती अनुशंसित"
प्रधानाध्यापक के लिए सतर्कता बिंदु: यदि किसी शिक्षक का ई-शिक्षाकोष पर लगातार कई दिनों तक अंगूठा/फेस ऑथेंटिकेशन दर्ज नहीं हुआ है, तो उसका कारण स्पष्ट किए बिना अनुपस्थिति विवरणी अग्रसारित न करें। विभाग द्वारा निरीक्षण के दौरान क्रॉस-वेरिफिकेशन में विसंगति मिलने पर प्रधानाध्यापक पर जवाबदेही तय की जाती है।
शिक्षकों के बीच सबसे अधिक भ्रम इस बात को लेकर रहता है कि किस छुट्टी को अनुपस्थिति विवरणी में ‘अनुपस्थित’ माना जाएगा और किस छुट्टी में वेतन सुरक्षित रहेगा।
हाल के वर्षों में विभाग ने कार्यकुशलता बढ़ाने के लिए कई जिलों में ऋणात्मक अनुपस्थिति विवरणी (Negative Absentee List) का प्रचलन शुरू किया है।
[ पूर्ण मास्टर सूची (Master List) ]
विद्यालय के सभी 15 शिक्षकों का पूरा नाम, खाता संख्या और उपस्थिति विवरण दर्ज होता है।
बनाम (VS)
[ ऋणात्मक सूची (Negative List) ]
केवल उन 2 शिक्षकों का नाम दर्ज होगा जो उस माह अनुपस्थित रहे, जिनका वेतन कटना है
या जिनका स्थानांतरण/निलंबन हुआ है। शेष 13 शिक्षक स्वतः पूर्ण वेतन के पात्र माने जाते हैं।
पारंपरिक रूप से शिक्षक फोटोकॉपी की दुकानों से फॉर्म खरीदकर हाथ से भरते रहे हैं, जिसमें काट-छांट होने की संभावना सबसे अधिक रहती है। [biharteacher.com/bihar-teacher-absentee-format/](https://biharteacher.com/bihar-teacher-absentee-format/) वेब टूल ने इस पूरी प्रक्रिया को सरल और त्वरित बना दिया है:
फील्ड में निरीक्षण और ऑडिट के दौरान अक्सर विवरणी में निम्नलिखित गलतियां पकड़ी जाती हैं, जिनसे हमेशा बचना चाहिए:
शिक्षा विभाग के प्रचलित निर्देशों के अनुसार प्रत्येक माह की 20 से 22 तारीख तक विद्यालय स्तर से बीईओ कार्यालय में और 25 तारीख तक बीईओ कार्यालय से जिला स्थापना (DPO) कार्यालय में अनुपस्थिति विवरणी समर्पित करना अनिवार्य होता है, ताकि अगले माह की 1 तारीख तक वेतन भुगतान सुनिश्चित हो सके [VERIFY: संबंधित जिले के मासिक वेतन कैलेंडर निर्देश].
जिस विद्यालय में शिक्षक वर्तमान में प्रतिनियुक्त हैं, वहां के प्रधानाध्यापक उनकी उपस्थिति विवरणी सत्यापित करके मूल विद्यालय को भेजेंगे। मूल विद्यालय के प्रधानाध्यापक उस प्रमाणक के आधार पर अपनी मुख्य विवरणी में शिक्षक का नाम शामिल करेंगे।
मूल कॉलम समान होते हैं, लेकिन नवनियुक्त शिक्षकों के लिए ‘योगदान तिथि’ (Joining Date) और ‘काउंसलिंग सह पदस्थापन पत्र संख्या’ का उल्लेख अनिवार्य होता है। साथ ही उनके पहले माह के वेतन के लिए प्राण (PRAN) एक्टिवेशन की प्रति भी संलग्न करनी होती है।
हाँ, बिल्कुल। ऑनलाइन टूल से निकलने वाला फॉर्मेट बिहार शिक्षा विभाग द्वारा निर्धारित विहित प्रपत्र (Prescribed Proforma) के मानकों के 100% अनुरूप होता है। इस पर प्रधानाध्यापक के हस्ताक्षर एवं विद्यालय की मुहर लगने के बाद यह पूर्णतः वैध सरकारी दस्तावेज बन जाता है।
शिक्षा विभाग के आदेशानुसार बिना PRAN के BPSC शिक्षकों का वेतन CFMS पोर्टल पर प्रोसेस नहीं हो पाता है। ऐसे मामलों में शिक्षक का नाम एब्सेंटी में दर्ज करते हुए रिमार्क्स में “PRAN जनरेशन प्रक्रियाधीन” लिखा जाता है और PRAN प्राप्त होते ही पूरक विपत्र (Supplementary Bill) से भुगतान होता है।
उपस्थित दिनों के कॉलम में स्वीकृत मातृत्व अवकाश की अवधि दर्ज की जाती है और अभ्युक्ति में सक्षम पदाधिकारी (जैसे BEO/DPO) का अवकाश स्वीकृति ज्ञापांक व दिनांक अंकित किया जाता है।
विद्यालय स्तर पर वित्तीय शुचिता और समय पर वेतन प्राप्ति के लिए सटीक कागजी रिकॉर्ड का होना रीढ़ की हड्डी के समान है। मासिक मूल्यांकन और प्रशासनिक व्यस्तताओं के बीच एक-एक शिक्षक का डेटा मैन्युअल तैयार करने में समय गंवाने के बजाय डिजिटल साधनों का उपयोग करना समझदारी भरा कदम है।
यदि आप इस माह की अनुपस्थिति विवरणी तैयार करने जा रहे हैं, तो त्रुटिरहित प्रविष्टि के लिए Bihar Teacher Absentee Format Panel पर जाएं, अपनी शाला का विवरण दर्ज करें और एक क्लिक में प्रिंट-रेडी फॉर्म प्राप्त करें।
अस्वीकरण एवं आधिकारिक सत्यापन नोट: शिक्षा विभाग, बिहार सरकार द्वारा समय-समय पर वेतन भुगतान, अवकाश तालिका और पोर्टल सत्यापन से संबंधित नए दिशा-निर्देश व संकल्प जारी किए जाते हैं। किसी भी विशेष प्रशासनिक या कानूनी संदर्भ के लिए संबंधित जिला शिक्षा पदाधिकारी (DEO) अथवा राज्य शिक्षा विभाग की आधिकारिक वेबसाइट
state.bihar.gov.in/educationbiharपर जारी नवीनतम पत्रों का अवलोकन अवश्य करें।